Kanban verstehen und anwenden

Kanban ist eine Strategie zur Optimierung des Wertflusses in Prozessen. Sie basiert auf einem visuellen, pull-basierten System und fördert kontinuierliche Verbesserung – datenbasiert, kontextbezogen und kollaborativ.

Was ist Kanban?

Kanban ist kein Framework, sondern eine Strategie, um die Bewegung von Arbeit (Flow) durch ein System zu optimieren. Ziel ist die Optimierung von Wert, nicht die Maximierung von Auslastung.

Kanban eignet sich für jede Art von Wissensarbeit – von Softwareentwicklung über Marketing bis hin zu Gesundheitswesen oder Support-Teams.

Die drei Kanban-Praktiken

Kanban beruht auf drei untrennbaren Praktiken, die gemeinsam ein sogenanntes Kanban-System bilden:

1. Workflow definieren und visualisieren

• Gemeinsames Verständnis schaffen: Was bedeutet „gestartet“ und „fertig“?
• Arbeit sichtbar machen: Spalten, Karten, Swimlanes etc.
• Workflow-Zustände, Regeln und Service-Level-Expectations (SLE) explizit machen

2. Elemente im Workflow aktiv managen

• Engpässe erkennen, Blocker beheben, Durchlaufzeit beobachten
• Arbeit nicht altern lassen – regelmäßig aktiv betreuen
• Meetings wie Daily Kanban können helfen, sind aber optional

3. Workflow verbessern

• Daten nutzen, um den Prozess gezielt zu optimieren
• Balance finden zwischen Effektivität, Effizienz und Vorhersagbarkeit
• Änderungen nicht aufschieben, sondern bei Bedarf sofort umsetzen

Definition of Workflow (DoW)

Die DoW ist das explizite Verständnis darüber, wie Arbeit fließt. Sie enthält:

• Was ist ein Arbeitselement (Work Item)?
• Wann beginnt und endet Arbeit?
• Welche Zustände durchläuft sie?
• Wie wird Work in Progress (WIP) begrenzt?
• Welche Regeln gelten für den Fluss?
• Welcher Service-Level-Expectation (SLE) wird angestrebt?

Pull-Prinzip & WIP-Limits

Ein zentrales Konzept von Kanban ist das sogenannte Pull-System:

• Neue Arbeit wird nur aufgenommen, wenn Kapazität vorhanden ist
• Die Anzahl paralleler Aufgaben wird durch WIP-Limits begrenzt

Beispiel:
In der Spalte "In Progress" dürfen maximal 3 Karten liegen.

Metriken im Kanban-System

Kanban schreibt vier verpflichtende Flow-Metriken vor:

1. WIP (Work in Progress)

→ Anzahl gestarteter, aber noch nicht abgeschlossener Arbeitselemente

2. Durchsatz (Throughput)

→ Anzahl abgeschlossener Arbeitselemente pro Zeiteinheit

3. Work Item Age

→ Zeit seit Start eines Arbeitselements bis jetzt

4. Cycle Time

→ Zeit zwischen Start und Abschluss eines Arbeitselements

Service-Level-Expectation (SLE)

Die SLE ist eine Vorhersage, wie lange Arbeit im Schnitt dauert.

Beispiel:

• SLE basiert auf historischen Cycle Time-Daten
• Wird auf dem Kanban-Board sichtbar gemacht
• Dient als Referenz, nicht als starres SLA

Feedbackschleifen & Meetings

Kanban macht keine Vorgaben zu Events – erlaubt ist, was hilft:

• Daily Kanban: kurzer Abgleich zu Blockern und Fluss
• Replenishment Meeting: Auswahl neuer Arbeitselemente
• Flow Review: Analyse von Metriken und SLEs
• Retro: Reflexion über Zusammenarbeit und Verbesserungen

Kanban vs. Scrum – auf den Punkt

Praxisbeispiel: Kanban bei InsightHub

InsightHub, ein Anbieter für Datenanalyse-Tools, litt unter folgenden Problemen:

• Ständiger Kontextwechsel
• Aufgaben gingen verloren
• Unklare Prioritäten

Mit Kanban:

• Visualisiertes Board mit WIP-Limits
• Regelmäßige Flow-Reviews
• Einführung von SLEs zur Verbesserung der Vorhersagbarkeit

Fazit

Kanban ist eine pragmatische Strategie für moderne Wissensarbeit – visuell, datenbasiert und menschenzentriert.

Kanban bringt echten Mehrwert durch:

• Transparenz im Workflow
• Fokussiertes Arbeiten mit weniger Multitasking
• Klar definierte Regeln und Metriken
• Kontinuierliche, gemeinschaftliche Verbesserung

Footnotes

1. Quelle: The Kanban Guide (2020) ↩